Standard Operating Procedure (SOP) adalah suatu set instruksi yang tertulis untuk dijadikan pedoman dalam melaksanakan aktivitas pekerjaan yang berulang dan rutin.
Pengembangan dan penggunaan SOP adalah bagian yang tidak terpisahkan dari kesuksesan dalam sistem kualitas termasuk kualitas implementasi pekerjaan yang akan diterapkan di Apartemen Gading Icon. SOP dibuat agar para petugas dapat melaksanakan pekerjaanyan secara benar, dan konsisten dalam menjaga kualitas dan integritas pengetahuan bidang pekerjaan-nya
DEFINISI
SOP secara rinci memuat urutan proses pekerjaan yang teratur yang digunakan sebagai arahan yang harus diikuti oleh pelaksana pekerjaan di Building Management. Dokumen tersebut merupakan pedoman bagaimana aktivitas-aktivitas dilaksanakan dengan kinerja yang baik, sehingga sesuai dengan kebutuhan teknis dan kualitas.
SOP menggambarkan kegiatan-kegiatan yang terprogram dan mendasar, seperti proses analisis, proses untuk pemeliharaan, proses untuk kalibrasi, dan proses penggunaan peralatan.
SOP menggambarkan secara rinci tentang aktivitas-aktiitas pekerjaan di suatu building, dan mengarahkan Building Management yang diimplementasikan dapat memenuhi kualitas pekerjaan yang sesuai dengan standar kualitas Building Manaement.
Secara umum dapat dikatakan, tujuan perancangan SOP pada pendekatan ini adalah meningkatkan nilai tambah bagi implementasi di building dengan cara mengeliminasi semua kegiatan yang tidak bernilai tambah dan merampingkan kegiatan yang bernilai tambah.
Sistem perancangan ini dapat diringkas sebagai ESIA, yaitu :
SOP secara rinci memuat urutan proses pekerjaan yang teratur yang digunakan sebagai arahan yang harus diikuti oleh pelaksana pekerjaan di Building Management. Dokumen tersebut merupakan pedoman bagaimana aktivitas-aktivitas dilaksanakan dengan kinerja yang baik, sehingga sesuai dengan kebutuhan teknis dan kualitas.
SOP menggambarkan kegiatan-kegiatan yang terprogram dan mendasar, seperti proses analisis, proses untuk pemeliharaan, proses untuk kalibrasi, dan proses penggunaan peralatan.
SOP menggambarkan secara rinci tentang aktivitas-aktiitas pekerjaan di suatu building, dan mengarahkan Building Management yang diimplementasikan dapat memenuhi kualitas pekerjaan yang sesuai dengan standar kualitas Building Manaement.
Secara umum dapat dikatakan, tujuan perancangan SOP pada pendekatan ini adalah meningkatkan nilai tambah bagi implementasi di building dengan cara mengeliminasi semua kegiatan yang tidak bernilai tambah dan merampingkan kegiatan yang bernilai tambah.
Sistem perancangan ini dapat diringkas sebagai ESIA, yaitu :
- Mengeliminasi (Eliminate),
- Menyederhanakan (Simplify),
- Mengintegrasikan (Integrate), dan
- Mengotomasikan (Automate).
PENGERTIAN UMUM
Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja Building Management. berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh suatu Dept dalam Building Management.
Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain digunakan untuk mengukur kinerja organisasi badan pengelola yang berkaitan dengan ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi badan pengelola di mata penghuni/warga berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja badan pengelola. Hasil kajian menunjukkan tidak semua Dept. dalam badan pengelola memiliki SOP, karena itu seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik badan pengelola memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja badan pengelola dapat dievaluasi dan terukur.
BILDING MANAGEMENT DAN SOP-nya
Gedung dapat kita ibaratkan sebuah rumah dalam bentuk dan ukuran yang jauh lebih luas juga besar baik dari sisi ukuran ruangannya, jumlah anggota keluarga yang ada didalamnya, juga biaya perawatannya, dan lain sebagainya.
Bila di dalam rumah kita mengenal istilah kepala keluarga, maka dalam Gedung pun hal yang sama berlaku. Kepala Rumah Tangga pada Gedung bisa dikenal dengan sebutan Building Management, yang bertanggungjawab atas pemeliharaan Gedung.
Tentu saja untuk sebuah Gedung diperlukan juga aturan baku (SOP) agar semua anggota yang ada didalamnya dapat merasa nyaman dan juga lebih mudah bagi Pengelola dalam memfasilitasi semua hal yang berhubungan dengan gedung dan Penghuninya.
Umumnya untuk sebuah Gedung yang diperuntukan bagi komersial (seperti pusat perbelanjaan, perkantoran, tempat hiburan) akan ada pengelola yang biasa kita sebut Building Management. Biasanya Building Management ini ditunjuk oleh Pemilik Gedung langsung.
Sedangkan untuk Gedung yang berfungsi untuk hunian memiliki pengelola juga yang penunjukannya diputuskan oleh Perhimpunan Penghuni.
Nah apa saja kah SOP yang harus dimiliki oleh sebuah Gedung tersebut agar semua kepentingan baik Pengelola dan Penghuni dapat terakomodasi sehingga semua pihak merasa nyaman…? SOP yang diperlukan diantaranya:
1. HOUSEKEEPING
SOP yang didalamnya berisikan prosedur yang berhubungan dengan kebersihan dan keindahan area Gedung, meliputi kebersihan secara umum, perawatan tanaman, kolam, antisipasi hama.
2. EMERGENCY
SOP yang berhubungan dengan penanganan Gedung dalam menghadapi kondisi darurat.
3. SECURITY
SOP yang mengatur mengenai standarisasi pelaksanaan keamanan Gedung baik dari sisi penghuni juga pengunjung atau ganguan dari luar.
4. PARKING
SOP yang berhubungan dengan tata cara pengaturan parkir kendaraan di dalam gedung.
5. ENGINEERING
SOP ini memuat prosedur yang berhubungan dengan penanganan dan perawatan Gedung pada umumnya yang berhubungan dengan electrical, plumbing, tata udara, dsb.
Disamping SOP yang sudah disebutkan diatas, masih terdapat beberapa topik SOP yang harus ada sehubungan dengan support dari SOP Pengelola Gedung tersebut. SOP tersebut diantaranya:
6. PURCHASING
SOP ini memuat prosedur pengadaan barang/ jasa sehubungan dengan pengelolaan gedung.
7. TRO (TENANT RELATION OFFICER)
Didalamnya akan memuat prosedur yang berhubungan dengan penanganan permintaan dan keluhan dari penghuni Gedung.
8. FINANCE ACCOUNTING
SOP yang memuat dan mengatur prosedur yang berhubungan dengan pengeluaran dan penerimaan uang. Disamping itu ada pencatatan dan juga pelaporan yang harus dapat dipertanggungjawabkan.
Secara kelompok besar SOP yang terdapat pada setiap Gedung memiliki kesamaan, sedangkan prosedur yang ada dalam setiap kelompok besar akan disesuaikan dengan kondisi Gedung tersebut masing-masing.
Gedung dapat kita ibaratkan sebuah rumah dalam bentuk dan ukuran yang jauh lebih luas juga besar baik dari sisi ukuran ruangannya, jumlah anggota keluarga yang ada didalamnya, juga biaya perawatannya, dan lain sebagainya.
Bila di dalam rumah kita mengenal istilah kepala keluarga, maka dalam Gedung pun hal yang sama berlaku. Kepala Rumah Tangga pada Gedung bisa dikenal dengan sebutan Building Management, yang bertanggungjawab atas pemeliharaan Gedung.
Tentu saja untuk sebuah Gedung diperlukan juga aturan baku (SOP) agar semua anggota yang ada didalamnya dapat merasa nyaman dan juga lebih mudah bagi Pengelola dalam memfasilitasi semua hal yang berhubungan dengan gedung dan Penghuninya.
Umumnya untuk sebuah Gedung yang diperuntukan bagi komersial (seperti pusat perbelanjaan, perkantoran, tempat hiburan) akan ada pengelola yang biasa kita sebut Building Management. Biasanya Building Management ini ditunjuk oleh Pemilik Gedung langsung.
Sedangkan untuk Gedung yang berfungsi untuk hunian memiliki pengelola juga yang penunjukannya diputuskan oleh Perhimpunan Penghuni.
Nah apa saja kah SOP yang harus dimiliki oleh sebuah Gedung tersebut agar semua kepentingan baik Pengelola dan Penghuni dapat terakomodasi sehingga semua pihak merasa nyaman…? SOP yang diperlukan diantaranya:
1. HOUSEKEEPING
SOP yang didalamnya berisikan prosedur yang berhubungan dengan kebersihan dan keindahan area Gedung, meliputi kebersihan secara umum, perawatan tanaman, kolam, antisipasi hama.
2. EMERGENCY
SOP yang berhubungan dengan penanganan Gedung dalam menghadapi kondisi darurat.
3. SECURITY
SOP yang mengatur mengenai standarisasi pelaksanaan keamanan Gedung baik dari sisi penghuni juga pengunjung atau ganguan dari luar.
4. PARKING
SOP yang berhubungan dengan tata cara pengaturan parkir kendaraan di dalam gedung.
5. ENGINEERING
SOP ini memuat prosedur yang berhubungan dengan penanganan dan perawatan Gedung pada umumnya yang berhubungan dengan electrical, plumbing, tata udara, dsb.
Disamping SOP yang sudah disebutkan diatas, masih terdapat beberapa topik SOP yang harus ada sehubungan dengan support dari SOP Pengelola Gedung tersebut. SOP tersebut diantaranya:
6. PURCHASING
SOP ini memuat prosedur pengadaan barang/ jasa sehubungan dengan pengelolaan gedung.
7. TRO (TENANT RELATION OFFICER)
Didalamnya akan memuat prosedur yang berhubungan dengan penanganan permintaan dan keluhan dari penghuni Gedung.
8. FINANCE ACCOUNTING
SOP yang memuat dan mengatur prosedur yang berhubungan dengan pengeluaran dan penerimaan uang. Disamping itu ada pencatatan dan juga pelaporan yang harus dapat dipertanggungjawabkan.
Secara kelompok besar SOP yang terdapat pada setiap Gedung memiliki kesamaan, sedangkan prosedur yang ada dalam setiap kelompok besar akan disesuaikan dengan kondisi Gedung tersebut masing-masing.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Tulis yaa, komentar kamu...