Cara tepat Pengarahan/Supervisi "Briefing Pagi"

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak lain agar saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (lisan) yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.

Apabila tidak ada, bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukan sikap tertentu, misalnya senyum, mengelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal atau bahasa isyarat.

Begitu pula dalam pelaksanaan management perawatan peralatan ME gedung, interaksi yang saling terjadi kerap dijembatani oleh komunikasi yang tercipta, untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Supervisi yang efektif adalah dengan terciptanya komunikasi 2 (dua) arah yang positif, sehingga pesan yang disampaikan dapat dimengerti oleh penerima pesan tersebut, yaitu manusia.

Berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gesture dan broadcasting. Komunikasi dapat berupa interaktif, transaktif, bertujuan atau tak bertujuan. Dengan supervisi, kita dapat memberikan inspirasi kepada anak buah atau rekan kerja untuk bersama menyelesaikan pekerjaan dengan jumlah lebih banyak, waktu lebih cepat, cara lebih mudah, dan hasil yang lebih baik daripada jika dikerjakan sendiri.

Bagaimana kunci supervisi yang efektif, sehingga dapat merealisasi rencana besar dengan sukses ? R. Keith Mobley dalam artikelnya “The Keys to Effective Supervision”, mengemukakan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menerapkan supervisi efektif.

Ciri-ciri Supervisi Efektif

Untuk melakukan supervisi efektif, terlebih dahulu seorang supervisor perlu mengetahui ciri-ciri dari supervisi yang efektif. Karena ciri ini yang akan dijadikan panduan dalam mengembangkan ketrampilan supervisi di bidang teknik. Pendelegasian, sebagai contoh adalah dengan seorang manager/chief, supervisor atau pimpinan unit, ia harus bisa membawa timnya ke target yang telah ditetapkan. Dengan keterbatasan waktu dan tenaga, akan lebih efektif jika kita mendelegasikan sebagian tugas-tugas, terutama yang bersifat teknis lapangan kepada anak buah.

Komunikasi verbal yang tercipta antara atasan dan bawahan (vertical dan horizontal) dapat menjaga efektifitas kerja yang berkelanjutan, berkesinambungan. Termasuk pengawasan operasionalisasi peralatan, keluhan fungsi peralatan dan optimalisasi pemakaian peralatan terpasang. 

Jika komunikasi tidak efektif semua tujuan dalam penyelenggaraan suatu operasional gedung tidak akan maksimal, sesuai yang digariskan (tujuan) sebelumnya. Dalam berkomunikasi di sini, bukanlah komunikasi satu arah (memberikan tugas saja), tetapi yang terlebih utama adalah komunikasi multiarah, yang juga mencakup kemampuan mendengarkan keluhan, masukan dan pertanyaan dari para teknisi. Dalam mengkomunikasikan tugas-tugasnya, seorang supervisor perlu menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh orang yang harus melaksanakan tugas tersebut. 

Bahasa yang sejajar dengan kemampuan dan cara berfikir anak buah (teknisi). Jadi, tugas lapangan lainnya, perlu didelegasikan kepada anggota tim,dengan kata lain diperlukan keseimbangan tugas suatu tim. Seorang pimpinan diberikan otoritas (wewenang) untuk mengambil keputusan dan memberikan tugas kepada orang-orang di bawah tanggung jawabnya. Otoritas ini harus digunakan dengan tepat, artinya management pengelolaan peralatan suatu gedung harus menyeimbangkan penggunaan otoritas tersebut. 

Ia perlu tahu kapan harus menggunakan otoritas ini, dan kapan harus menahan diri dan membiarkan bawahan bekerja mengoptimalkan kreativitas mereka. Keseimbangan juga mengacu pada sikap yang diambil oleh seorang pemimpin, kapan harus bersikap tegas, dan kapan harus memberi kesempatan pada bawahan untuk menyampaikan pendapat.

Contoh, “Example is the best policy”, mungkin prinsip inilah yang penting untuk diterapkan dalam melakukan tindakan supervisi. Seringkali berkata saja kurang efektif dan sulit untuk dimengerti, maka dalam kondisi seperti ini tindakan yang paling tepat adalah dengan memberikan contoh konkrit bagaimana bersikap dan bagaimana melakukan suatu tugas (teknis).

Di dalam supervisi juga perlu diketahui bahwa bawahan akan melihat dan mengamati tingkah laku pimpinan mereka sebagai pedoman tingkah laku di tempat kerja. Jadi jika manager atau supervisor menginginkan bawahannya untuk disiplin waktu, antara lain dengan tidak datang terlambat, menyelesaikan tugas sesuai target (deadline) atau jika mungkin sebelum target.

Seorang supervisor atau manager, juga merupakan jembatan antara staff yang mereka pimpin dengan management puncak. Jadi dalam berkomunikasi harus bisa menyampaikan keinginan dan usulan karyawan pada pihak management puncak. Sebaliknya, seorang pemimpin harus bisa menyampaikan visi dan misi yang telah ditetapkan, serta keputusan-keputusan lain yang telah dibuat orang management puncak untuk diketahui oleh para karyawan yang menjadi anggota timnya (teknisi).

Kami siap melayani dengan PROFESIONAL, INTEGRITAS, TERBUKA dan TANGGUNG JAWAB, serta selalu berusaha melayani lebih baik lagi...

Semangat Pagi..